Liebe Burgenfreunde,

zunächst möchten wir Euch dafür um Entschuldigung bitten, dass Ihr jetzt längere Zeit nichts von uns gehört habt. Das hat einen Grund, den wir Euch nicht vorenthalten wollen.

Wir wissen, Ihr brennt darauf, endlich Eventkarten kaufen zu können. Doch leider haben sich jetzt erst einige Probleme aufgetan, die finanziell einiges Gewicht haben könnten. Und wir hatten ja auch angekündigt, für das 10. Event etwas mehr bieten zu wollen.

Wesentliches Problem sind die neuen Konditionen von Seiten der Burg, soweit wir sie denn schon kennen.
Burgvogt Stefan hat angekündigt, während unseres Events auch öffentlichen Publikumsverkehr zuzulassen. Dies bedeutet im einzelnen:
- die Taverne ist für uns tabu, und wir müssen für den Getränkeausschank in die Kemenate ausweichen.
- es werden Personen auf dem Gelände sein, die nichts mit unserem Event zu tun haben werden. Also werden wir die Terrasse teilen und bei der Essensausgabe die Berechtigung kontrollieren müssen. Es stellt sich hier auch die Frage, inwieweit Teilnehmer dann überhaupt einen Teilnehmerbeitrag zahlen wollen, wenn Sie nun als Burggast zumindest theoretisch die Möglichkeit haben, ohne Verpflegungszwang kostenlos die Burg besuchen zu können.
- Zu den Mahlzeiten ist es fraglich, ob das überhaupt noch reibungslos und halbwegs pünktlich funktionieren kann. In den Vorjahren gab es ja schon öfters mal Verzögerungen. Wenn nun zeitgleich noch die normale Burggastronomie geöffnet hat und damit Burgpersonal (Köche und Bedienungen) bindet, sind Verspätungen und Ausfälle vorprogrammiert.
- Das Lager, den Bereich der Kemenate und den Wohnturm können wir voraussichtlich absperren (nicht sicher, da es ja auch Burgführungen gibt). Dennoch können Burggäste nicht nur von oben auf das Lager schauen, sondern ggf. auch kostenlos von unseren musikalischen Schaustellern profitieren.
- die Preise pro Person für Burgnutzung und die Mahlzeiten sowie für die von der Burg gekauften Getränke werden vermutlich auf Niveau des Vorjahres liegen, wo sie massiv angestiegen sind. Ein konkretes Preisangebot haben wir dieses Jahr trotz Nachfrage nicht erhalten.


Zu den Einnahmen und Ausgaben:
Ausgaben für das Programm im Bereich Musik, Veranstaltung und Anschaffungen werden sich im Bereich um die 6.700 € bewegen, für die Burg so ca. 10.100 € (bei ca. 120 Teilnehmern; etwas mehr als im Vorjahr).
Demgegenüber stehen voraussichtliche Einnahmen aus Teilnehmerbeiträgen in Höhe von ca. 14.700 €, sofern noch etwa 50 zusätzliche Tageskarten verkauft werden können (wir hoffen auf das Livekonzert der Streuner als Zugpferd). Dabei werden allerdings die Kartenpreise steigen: um zehn Euro je Eventkarte (2, 3 oder 4 Tage) und für die Tageskarten von 25 € auf 35 € (Samstag - ohne Konzert) bzw. 40 € (Freitag - mit Konzert).
Zur Klarheit: pro Teilnehmer entstehen uns mindestens diese Burgkosten: 4 Tage = 84 €; 3 Tage = 72 €; 2 Tage = 40 €.
Alle sonstigen Kosten müssen wir aus dem Rest bestreiten, der nach Abzug der Burgkosten vom Teilnehmerbeitrag und ggf. aus dem Gewinn aus Getränkeverkauf verbleibt.

Die Einnahmen aus den Ferienhäusern (nur 5 Stück dieses Jahr) tragen die Kosten daraus.

Beim Getränkeverkauf könnten wir bei entsprechendem Verbrauch (ähnlich Vorjahr zzgl. Tagesgäste für Konzert) ca. 1.400 € Gewinn machen, sofern die Preise angehoben werden (2,50 € für ein alkoholfreies und nichtalkoholisches Getränk). Vielleicht werden es aber auch nur 1.000 € Gewinn.
Bisher hatten wir mit den Getränken keinen Gewinn gemacht, da wir quasi zu Selbstkosten verkauft haben.
In dieser Konstellation könnten wir mit einem kleinen Verlust hinkommen.
So war es auch gedacht, bis wir von der Burg die Einschränkungen gegenüber dem Vorjahr erfahren haben.

Fraglich ist, ob unter den gegebenen Einschränkungen seitens der Burg das Event noch sinnvoll durchführbar ist, weil wir mangels Hausrecht nicht den Teilnehmerkreis effektiv beschränken können und so im Zweifel Teilnehmerbeiträge nicht durchsetzbar sind. Da diese aber unsere wesentliche Einnahmequelle sind, besteht ein nicht unerhebliches Verlustrisiko.

Das heißt im Klartext:
Es wird eine Erhöhung der Eventkartenpreise und Getränkepreise geben müssen (wie oben beschrieben).
Bei großer Teilnehmerzahl und großem Wohlwollen seitens der Burg wird der Verlust gering sein (vielleicht unter 1000€).
Bei geringer Teilnehmerzahl und hohen Kosten seitens der Burg wird der Verlust bei schätzungsweise bis zu 7000 € liegen. Das wären dann alle Veranstaltungskosten ohne Burg.

Wegen der Möglichkeit, dass unser Vereinsvermögen dann erheblich schrumpfen könnte, möchte der Vorstand alle Mitglieder des Vereins in die Pflicht nehmen und daher von Euch darüber befinden lassen, dem Event unter diesen Umständen weiterhin die Zustimmung zu geben oder an diesem Punkt abzubrechen und nur den Verlust zu verbuchen, der bereits durch abgeschlossene Verträge entstanden ist (bereits entstandene Kosten sowie Konventionalstrafen soweit nicht abwendbar).

Zu diesem Zweck geben wir den Mitgliedern ab heute eine Woche Zeit, in einer vereinsinternen Abstimmung im Mitgliederbereich des Forums (Link einfügen)
- mit "Ja" für die Fortführung des Events zu den genannten Konditionen zu stimmen unter Inkaufnahme des Risikos eines Verlustes von bis zu 7.000 €.
- mit "Nein" gegen die Durchführung des Events zu stimmen und die Verluste in Grenzen zu halten (derzeit geschätzt bis zu 4.500 €; ohne Ferienhäuser bis zu 2.500 €)
Das Event wird nur durchgeführt wenn mehr als 50% der Mitglieder mit ,,Ja'' stimmen.
_________________________________

Die Abstimmung beginnt heute um 19:15 Uhr und endet am 30.04.17 um 19:00 Uhr

Die wichtigste Frage ist in meinen Augen, wie viele feste Zusagen und demnach Karten wir im Vorverkauf haben werden. Wenn es deutlich mehr als 120 sind - und ich hörte wegen dem Jubiläum wollen extra Leute kommen - dann wäre die Finanzierung doch schon mal geklärt.

Mich stört nicht, wenn Fremde unsere bezahlte Musik hören oder von oben auf unser Lagerfeuer staren. Ich kann auch damit leben, wenn wir nicht allein auf der Burg sind, sondern die normalen Wanderer dazwischen laufen. Ich denke eher, die werden sich durch uns gestört fühlen. In den Abendstunden - und das ist ja vorrangig die gesellige Zeit bei uns - haben wir mit Sicherheit die Burg fast für uns. In allen anderen Zeiten ist die Terrasse einfach zu besetzen, wenn wir sie haben wollen. Oder reglementiert der Burgvogt die Nutzung der Terrasse mit Pflichtkonsum in der Taverne?

Auch würde ich gern wissen, ob unsere Buchung oder Reservierung für dieses Jahr nicht schon wie üblich im letzten Jahr fest gemacht wurde? Kann man da so einfach später gravierend die Bedingungen ändern? Müsste sich da die Burg nicht an unseren Vertragsverlusten beteiligen, sollte das Event nicht stattfinden?

Und was ist mit den gebuchten Häusern, fallen da Stornokosten an? Nicht wenige werden privat gebucht haben, auch die haben dann das Nachsehen, wenn es nicht stattfindet.

Ich würde versuchen so viel Planungssicherheit wie möglich zu bekommen und dann zu sehen ob es reicht für die Durchführung. Schade wäre es schon, wenn das 10. Event ins Wasser fällt ...

Liebe Grüße
Jussi/Thomas

Hallo an das Team Burgenfreunde und den Vorstand,

boh, das sind ja Neuigkeiten! Aber ich schließe mich meinem Vorredner an. Es wäre wirklich schade, wenn ausgerechnet das 10. Event aufgrund der Auflagen ins Wasser fallen würde. Ich bin kein Schwarzseher und deshalb habe ich mit Ja gestimmt, weil ich ja WILL, dass das Event stattfindet. Ich denke auch, man sollte mal nachfragen, wie die Voranmeldungen so sind. Gäbe es eventuell auch eine Möglichkeit z. B. den Getränkeausschank unten am Zeltplatz zu machen, um sich vielleicht etwas vom Burgtreiben "abzusondern"? Essen kann man ja in der Kemenate machen, denke, das wär schon okay. Auch ansonsten würde ich halt vorschlagen vielleicht, alles etwas mehr auf den Zeltplatz zu verschieben, sollte der Burgbetrieb damit weniger gestört sein?! Ich weiß, Ihr habt sicher alle Eventualitäten mit dem Burgvogt versucht abzuklären, finde es halt schade, dass er so lang jetzt gewartet hat. Es haben sicher schon einige ihre Häuser/Unterkünfte gebucht und stehen da gegebenenfalls in der Pflicht! Ich hoffe sehr, dass das Event vielleicht doch stattfinden wird?! Herzlichst Eure ehemals "Honeymouse"

Nabend zusammen,
ich stimme den Ausführungen meiner Vorredner zu. Es wäre sehr betrüblich, wenn das 10 Event ausfallen würde.
Ich selber werde noch ein F-Haus buchen und noch Eventkarten erstehen.

Euer
Advo/Wolfgang

Jussi / Thomas schrieb: schrieb:

Die wichtigste Frage ist in meinen Augen, wie viele feste Zusagen und demnach Karten wir im Vorverkauf haben werden. Wenn es deutlich mehr als 120 sind - und ich hörte wegen dem Jubiläum wollen extra Leute kommen - dann wäre die Finanzierung doch schon mal geklärt.

Wir gehen von mehr aus, da wir ja wegen der Musik auch auf wesentlich mehr hoffen.

Mich stört nicht, wenn Fremde unsere bezahlte Musik hören oder von oben auf unser Lagerfeuer staren. Ich kann auch damit leben, wenn wir nicht allein auf der Burg sind, sondern die normalen Wanderer dazwischen laufen. Ich denke eher, die werden sich durch uns gestört fühlen. In den Abendstunden - und das ist ja vorrangig die gesellige Zeit bei uns - haben wir mit Sicherheit die Burg fast für uns. In allen anderen Zeiten ist die Terrasse einfach zu besetzen, wenn wir sie haben wollen. Oder reglementiert der Burgvogt die Nutzung der Terrasse mit Pflichtkonsum in der Taverne?

Uns wurde keine Reglementierung vorgegeben. Nur das laut Stefan auch öffentlicher Betrieb sein soll. Allerdings denken wir, das der Betrieb nicht so zahlreich sein wird, das der auch behindert.

Auch würde ich gern wissen, ob unsere Buchung oder Reservierung für dieses Jahr nicht schon wie üblich im letzten Jahr fest gemacht wurde? Kann man da so einfach später gravierend die Bedingungen ändern? Müsste sich da die Burg nicht an unseren Vertragsverlusten beteiligen, sollte das Event nicht stattfinden?

Das wurde natürlich mit Stefan besprochen und auch gleich fest gemacht. Er weiß um den Termin. In wie weit er sich an Verlusten beteiligen muss, da bin ich derzeit überfragt. Gebe das aber hier weiter, wenn ich mehr weiß. Das muss ich leider vorerst schuldig bleiben.

Und was ist mit den gebuchten Häusern, fallen da Stornokosten an? Nicht wenige werden privat gebucht haben, auch die haben dann das Nachsehen, wenn es nicht stattfindet.

Das muss leider jeder einzelne, der privat gebucht hat, mit dem Feriendorf selbst klären.

Ich würde versuchen so viel Planungssicherheit wie möglich zu bekommen und dann zu sehen ob es reicht für die Durchführung. Schade wäre es schon, wenn das 10. Event ins Wasser fällt ...

Da gebe ich dir recht, es wäre sehr schade. Ich persönlich möchte das Event und halte es auch für durchführbar, auch mit den widrigen Umständen. Wie stellst du dir die Planungssicherheit vor?


Die Frage nach den Voranmeldungen:
Ich weiß nicht wie das von statten gehen soll, wenn wir bisher nicht sagen können, ob ihr Mitglieder euer OK geben werdet. Ich verstehe eure Argumentation. Allerdings weiß ich nicht wie das ganze dann erfolgen soll. Ich persönlich sehe eher ein Problem darin, jetzt unverbindlich zu sagen, wer würde denn kommen. Das ganze müsste nämlich nicht nur bei uns Mitgliedern hier erfolgen, sondern auch in Facebook und im Spiel RK und den anderen Socialmedia. Ich halte das eher für ein Problem, als für eine Sicherheit der Planung. Allerdings mag ich da auch gerne eines besseren belehrt werden wollen.

honymouse schrieb: schrieb:

Gäbe es eventuell auch eine Möglichkeit z. B. den Getränkeausschank unten am Zeltplatz zu machen, um sich vielleicht etwas vom Burgtreiben "abzusondern"? Essen kann man ja in der Kemenate machen, denke, das wär schon okay. Auch ansonsten würde ich halt vorschlagen vielleicht, alles etwas mehr auf den Zeltplatz zu verschieben, sollte der Burgbetrieb damit weniger gestört sein?!

Die Kemenate bietet die Möglichkeit des Ausschanks. Das sollte für uns ohne Probleme gehen. Das ganze auf des Zeltplatz zu verlegen würde heissen, wir müssen das unter Bewachung in der Nacht halten und zusätzlich Gerätschaften für die Kühlung mieten. Das wären weitere Zusatzkosten und ein zu großer Aufwand.

Sollte ich was vergessen haben, oder nicht ausführlich genug für den Anfang beantwortet haben, reichen wir das natürlich nach.

Schwierige Situation, wobei ich mich dabei frage, ob da nachträglich Regeln von der Burg geändert worden sind?

Wie Jussi schon sagte, die Regeln müssten eigentlich doch festgehalten sein, wenn wir das ganze schon gebucht haben.
Außerdem, wieso wird uns auch auf mehrfacher Anfrage kein Angebot gemacht? Wie soll das Event so planen können? Oder ist das normal, dass das nicht einmal 2 Monate vor dem Event noch nicht feststeht von Seiten der Burg? Ich bin da ja nicht involviert, kann es also nicht abschätzen wie es bisher war.

Wenn du sagst, das sind neue Regeln der Burg, gibt es eurer Einschätzung nach denn überhaupt eine Chance, dass es nächstes Jahr anders wird? Ansonsten würde das Verschieben in der Hinsicht nichts bringen.